Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen asiakasrekisterin tietosuojaseloste.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Inge Löök Oy Ab Ltd (Y-tunnus: 2524865-1) Merikatu 5 B 24
00140 HELSINKI
www.ingelook.com
2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Katarina Sehm-Patomäki
katarina.sehmpatomaki@ingelook.com
+358 40 508 4026
3. REKISTERIN NIMI
Inge Löök Oy Ab Ltd:n asiakas- ja markkinointirekisteri
4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Henkilötietoja käsitellään asiakasrekisterin osalta liiketoiminnan sekä verkkokaupan toimintojen perusteella ja markkinointirekisterin osalta suostumukseen sekä sovellettavaan lainsäädäntöön perustuvan perusteen pohjalta, kuten kirjanpitolaki.
5. KÄYTTÖTARKOITUS
Asiakasrekisterin ja markkinointirekisterin käyttötarkoituksena on asiakkaan yhteydenottojen ja tilausten arkistointi ja käsittely, tilastointi sekä asiakassuhteen kokonaisvaltainen hoitaminen. Markkinointirekisterin käyttötarkoituksena on viestintä, tiedottaminen ja erilaiset kohdennetut suoramarkkinointitoimet kuten sähköpostikirjeet, soitot tai muut rekisteröidyn toivomat yhteydenottotyypit. Asiakasrekisteriä käytetään myös Inge Löök Oy Ab Ltd:n toimintojen kehittämiseen, tilastointiin sekä raportointiin ja palvelun laadun varmistamiseen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) sallimissa ja edellyttämissä rajoissa ja tavoilla.
6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
• Yrityksen ja/ tai henkilön etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot mikäli ne on luovutettu rekisteröidyn toimesta yritykselle
• Henkilöiden itsensä antamat lisätiedot
• Maksuun liittyvät tiedot siltä osin, kuin maksupalvelunvälittäjät PayPall ja Paytrail niitä
palvelussa keräävät
• IP-osoitetieto tai muu palvelun kautta saatava tunniste
• Asiakaspalautetiedot sekä asiakaspalvelun keräämät tiedot
• Tilaus-, laskutus- ja kohdetiedot
• Evästäiden kautta kerättävät tiedot
• Rekisteriin sisältyvät myös tiedot rekisteröidyn tekemistä yhteydenotoista ja niiden
vaiheista.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Inge Löök Oy Ab Ltd:n asiakasrekisteri ja asiakkuudenhallintajärjestelmä. Sopimussuhteessa olevat yhteistyökumppanit kuten maksupalveluntarjoajat ja verkkokaupan ylläpitäjät siltä osin, kuin tietolähteen tiedot ovat Inge Löök Oy Ab Ltd:lle kuuluvia. Julkiset verkkosivut. Asiakaspalveluiden tuottamat tiedot käytettyjen palvelujen osalta käsittäen myös ulkopuolisen järjestelmätoimittajan vakioimat tiedot ja tietojoukot. Asiakkaalta itseltään kerätyt tiedot.
8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Asiakasrekisterin tiedot ovat Inge Löök Oy Ab Ltd:n sekä sopimussuhteessa olevien yhteistyökumppaneiden käytössä. Henkilötietoja ei luovuteta missään olosuhteissa toiminnan ulkopuolisille tai yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, ellei perintään tai laskutukseen liittyvä asia tai lainsäädännön velvoite sitä vaadi. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille, heidän tekemänsä yksilöidyn pyynnön osalta siinä laajuudessa, mitä pyyntö koskee. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä asiakasrekisterin tietoja myydä missään yhteydessä.
Inge Löök Oy Ab Ltd luovuttaa tietoa organisaationsa ulkopuolelle vain perustellusta ja liiketoiminnan kannalta välttämättömästä syystä.
• Inge Löök Oy Ab Ltd:n kanssa suorassa tai välillisessä sopimussuhteessa olevat maksupalvelujen tarjoajat verkkokaupan osalta siltä osin, kuin asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi sekä riittävän tilastoinnin mahdollistamiseksi on tarpeellista
• Viranomaiset erillisellä pyynnöllä siltä osin, kuin pyyntöön on yksilöity
• Perintätoimisto siltä osin, kuin se sopimuksen toteutumiseksi on tarpeellista
• Tilitoimisto siltä osin, kuin taloudellisen seurannan osalta on tarpeellista
Luovutettavan tiedon osalta Inge Löök Oy Ab Ltd:llä on voimassa olevat ja kirjalliset sopimukset luovutuksen vastaanottavien tahojen kanssa luovutettavan tiedon asianmukaisesta käytöstä henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) perusteella.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietojen käsittelyssä Inge Löök Oy Ab Ltd:ssä sekä Inge Löök Oy Ab Ltd:n käyttämien järjestelmätoimittajien osalta noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus-ja suojaamisvelvoitetta.
Käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja ja joiden Inge Löök Oy Ab Ltd työnjohdollisista syistä osoittaa tehtäviä hoitamaan.
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tarvittavien teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.
Inge Löök Oy Ab Ltd:n henkilökuntaa sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus kaiken käsittelemänsä tiedon osalta.
10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA JA SÄILYTYSKRITEERIT
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt on määritelty sisällön mukaan ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tilauksen toimituksen ja perustellun tarpeellisuuden perusteella. Yksittäisiä tietoja voidaan säilyttää perustellusta syystä myös säilytysajan päättymisen jälkeen ns. todentamisen näkökulmasta. Inge Löök Oy Ab Ltd:n liiketoiminnassa henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus määräytyy myös lainsäädännön perusteella.
11. EVÄSTEET JA LIITÄNNÄISET
Inge Löök Oy Ab Ltd käyttää verkkosivuillaan evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä
tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.
Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
– vierailijan IP-osoite
– vierailun ajankohta
– selatut sivut ja sivujen katseluajat
– vierailijan selain
Inge Löök Oy Ab Ltd:n sivuilla vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Sosiaalisen median liitännäiset
Inge Löök Oy Ab Ltd:n sivustoilla on linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä ns. sosiaalisen median liitännäisiä (esim. Facebook yhteisöliitännäisiä). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin sivustoilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Inge Löök Oy Ab Ltd:llä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä Inge Löök Oy Ab Ltd ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.
Muut markkinoinnin liitännäiset
Inge Löök Oy Ab Ltd käyttää kolmannen osapuolen uudelleenmarkkinointi –evästeitä, jotka sisältävät Google AdWords, Google Analyticsin keräämiä käyttäjätietoja. Evästeiden tuomaa informaatiota käytämme mainontamme ja käyttäjäkokemuksen kehittämiseen sivustolla.
12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa Inge Löök Oy Ab Ltd:n ylläpitämiin rekistereihin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti henkilötunnuksella varustettuna ja allekirjoitettuna rekisterin edellä kerrotulle yhteyshenkilölle tai yrityksen viralliseen postiosoitteeseen. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona edellä kerrotussa osoitteessa. Saatavan selvityksen perusteella:
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.
Rekisteröidyllä on oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus ei koske tietoja, minkä säilyttämiseen kohdistuu muu lainsäädännöllinen velvoite.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.
Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus lähettämällä sähköpostia osoitteeseen katarina.sehmpatomaki@ingelook.com.
Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.